La Editorial e Imprenta Universitaria ha operado, hasta ahora, en absoluto descontrol. “Carece de los lineamientos más básicos y esenciales de control interno”, señala la primera conclusión de una auditoría interna concluida el 1 de abril de este año.
El estudio fue realizado a solicitud de la rectora de la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA), Teresa Rescala, quien quería una evaluación de la situación de la imprenta. Y el informe en conclusiones lleva el número 05/2008.
Frente al total descontrol, como que no hubo rendición de cuentas entre enero de 2007 y el primer bimestre de 2008, la auditoría interna recomienda “tomar las medidas pertinentes para impedir que la editorial e imprenta universitaria continúen bajo las condiciones actuales”.
Frente a las responsabilidades, señala que se prepara otro informe complementario, aunque demanda acciones inmediatas contra Elsy Bertochy Martínez, secretaria de la unidad, debido “a la retención de efectivo” y “préstamos personales con recursos de la UMSA”.
Rescala anunció que ya fueron reubicados “algunos empleados” de esa unidad, pero aún no tomó otras medidas en espera del segundo informe.
El primer estudio reveló que entre el 1 de enero de 2007 y el primer bimestre de 2008 no hubo rendimiento de cuentas de los trabajos así como del material, por lo que no se sabe cuánto dinero se generó y si esto afectó los ingresos de la Universidad.
Se comprobó que los funcionarios de esa unidad usaron maquinaria y material de la institución en trabajos particulares. Se hallaron vacíos en el registro de procedimientos administrativos, que incluso afectó a los valores universitarios, lo que puede desembocar en la anulación de los trámites de los estudiantes.
El listado de falencias encontradas refleja desconocimiento e informalidad en el manejo de ese servicio: desde la carencia de contratos entre la empresa y particulares —necesarios para determinar cuánto se cobró y cuánto material se invirtió en el trabajo— hasta la inexistencia de documentos sobre el funcionamiento de este taller.
También hubo deficiencias en la solicitud de servicios, al igual que en la autorización para trabajos, deficiencias en archivo y catalogación de documentos, falencias operativas y carencia de control con el uso del material, entre otros.
¿Y el dinero de la “U”?
La imprenta genera ingresos económicos por trabajos impresos para la Universidad o contratos con particulares. Pero no existe “la prueba fehaciente” de que la institución haya recibido todos los ingresos por esos servicios.
El acápite 2.2.7 de la auditoría deja entrever la falta de rigidez de la Dirección Administrativa Financiera. “No existe evidencia en la Editorial e Imprenta Universitaria, en el Tesoro Universitario, ni en el Departamento Administrativo Financiero de que la
UMSA hubiera cobrado por todos los servicios de imprenta”.
Los ingresos percibidos por la “U” deben ser centralizados por el Tesoro Universitario, explica el informe, pero la imprenta fue manejada sin precios establecidos, sin comprobantes de pago, ni siquiera la certeza de si los clientes pagaban.
En 2007, la mitad del costo de cada trabajo se pagaba en esa unidad y la otra mitad debía ser depositada por los clientes en la cuenta universitaria, según dijo José Fabre, el jefe de la imprenta. Admitió que no comprobaba que esa cancelación fuera efectiva.
“… Por tanto, desconoce si el depósito en favor de la UMSA se concretaba o no, pese a que el producto del servicio ya era entregado”. El argumento de Fabre es la urgencia de algunos trabajos, que debían ser entregados con inmediatez.
La investigación descubrió que el poco dinero del que se tiene registro fue manejado inadecuadamente, a riesgo de ser utilizado con fines personales por los funcionarios.
El texto da a conocer que la secretaria de la unidad, Elsy Bertochy, era la encargada de verificar el efectivo recaudado y el saldo. Pero desde el 14 de marzo de 2007 hasta el 14 de marzo de 2008 retenía 1.900 bolivianos sin depositarlos en las cuentas de la Universidad.
El Reglamento Interno de Caja Recaudadora instruye en el artículo 11 inciso c): “El monto total de la recaudación diaria debe ser depositado en cuenta bancaria de la institución, hasta 24 horas luego de haberse producido la misma”.
En el acápite de recomendaciones, el informe señala: “En relación a la señora Elsy Bertochy (…) la señora Rectora comunicó la decisión de dejar en suspenso la destitución de la mencionada funcionaria; sin embargo, debido a la retención de efectivo de la imprenta desde marzo de 2007 a febrero de 2008 y a la concesión de préstamos personales, se sugiere la aplicación de la medida que quedó en suspenso”.
El material y el personal
La falta de control llegó a los pliegos de papeles y a la tinta. Aunque hay un registro parcial con tarjetas de kárdex, la auditoría encontró que los datos del movimiento y cantidad usada de esos materiales no son reales.
El uso de esos insumos, el almacenamiento y las cantidades que ingresaban en la imprenta estaban en manos de un trabajador sin formación para ejercer esa función, un contador, debido a la falta de control.
Fabre explicó —indica el punto 2.4.2— que ello se debe al reducido número de funcionarios de esa sección, lo que lo condujo a confiar esa tarea a un empleado sin la preparación adecuada.
Hay formularios que incumplen las normas
El descuido en la Editorial e Imprenta Universitaria no sólo se manifestó en el ámbito administrativo, sino también en el técnico. Ni siquiera se cumplían las medidas para el tamaño de los certificados que se imprimían, lo que podría perjudicar a quienes hayan adquirido esos documentos para los trámites que exige la institución, como tamaño exacto, la correlatividad de numeración o si no tiene las firmas de algunos representantes universitarios.
El informe de auditoría interna plantea en el punto 2.3.1, sobre ausencia de control en el proceso de impresión de valores universitarios: “La función más importante desarrollada por la Editorial Universitaria es la impresión de formularios valorados que posteriormente son vendidos en ventanillas de caja para diferentes trámites universitarios”.
Estos formularios son impresos con el equipo de linotipo y para la impresión de cada juego de esos documentos el Rectorado emite una resolución que determina: 1) el número y clase de formulario; y 2) el control en la iniciación del trabajo. Pero la auditoría constató en una resolución del 20 de octubre de 2007 que las entregas eran tardías, porque esos documentos recién fueron entregados parcialmente el 13 de febrero de 2008 y sin la firma de otros representantes de la Universidad que deberían certificar el cumplimiento.
La investigación concluye: “El incumplimiento de la norma ocasiona riesgo de manejo irregular de impresión y administración de los valores requeridos por el Departamento de Tesoro Universitario. La causa de la situación descrita se debe a negligencia del Jefe de la Editorial e Imprenta Universitaria”.
Maquinaria usada en trabajos particulares
La auditoría interna de la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA) a la unidad de Editorial e Imprenta Universitaria para trabajos internos de la institución tanto como externos encontró, además del descontrol, que la maquinaria se usó con fines personales.
La auditoría halló ausencia de registro de esos trabajos y descubrió que el costo era definido discrecionalmente por el jefe de esa Unidad, José Fabre.
Debido a la falta de comprobantes, la auditoría observa en el punto 2.5.1, sobre irregular prestación de servicios a particulares: “La Imprenta no mantiene archivo de clientes atendidos ni de los trabajos realizados para éstos. El costo del servicio es fijado a criterio personal del Jefe de la Unidad, señor José Fabre. La imprenta carece de escala de precios aprobada por alguna autoridad superior de la Universidad”.
Este uso indiscriminado afecta también a la economía universitaria, porque la imprenta no sólo carece de registros de cuánto se cobró por los trabajos ni cuánto recibió la institución, sino que además esos trabajos a particulares fueron hechos con materiales adquiridos por la entidad.
En el mismo acápite 2.5.1 se lee: “La impresión para particulares es realizada con el material de la Universidad. Coincidentemente, con este aspecto determinamos diferencias significativas en el inventario físico de materiales no justificadas por el funcionario Marcelino Arcaya, Cortador de la Imprenta”.
También el documento enumera 43 trabajos hechos a particulares, de los cuales no hay existencia de órdenes de trabajo ni recibos de pago, por lo que concluye que esas impresiones no fueron declaradas oficialmente.
Al final, el texto define: “No recibimos explicación satisfactoria acerca de estas observaciones; sin embargo, su causa es atribuible a un error de comisión”.
En el punto 2.2.1, percepción de ingresos sin autorización formal, destaca: “La Editorial e Imprenta Universitaria genera ingresos por servicios de impresión a unidades de la UMSA y a particulares. Sin embargo, la percepción de estos últimos carece de aprobación de la autoridad superior de la Universidad y fueron captados como parte de una práctica corriente”.
El documento aclara que, según la explicación del jefe de la imprenta, todo trabajo y cobro fue para generar ingresos en favor de esa unidad. La investigación concluye que esa forma de trabajo es un elemento más para “creer” que esa repartición universitaria fue administrada como si fuera propia de una actividad privada.
Recomendaciones
Impedir que la imprenta universitaria continúe operando como hasta ahora.
Adoptar medidas para que se impriman sólo formularios valorados.
Dotar a la imprenta de un equipo moderno a cambio del de linotipo.
Elaborar la estructura organizativa para establecer relaciones de dependencia.
Más observaciones
La percepción de ingresos se desarrollaba discrecionalmente.
No fueron establecidos procedimientos uniformes para los cobros.
Los contratos de trabajos carecen de aprobación de la autoridad superior.
Por ello, el servicio era cobrado conforme a estimaciones de criterio personal.
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